Afin de préparer la signature de la convention-cadre, il faut respecter quelques étapes :
=> confirmation écrite de la commune bénéficiaire et de l’intercommunalité de l’intention de s’engager dans le programme Action Cœur de Ville, à adresser au préfet du département.
=> installation du Comité de projet
=> transmission par les collectivités des documents suivants :
- contacts clefs au sein des collectivités
- éventuels projets de contrats précurseurs avec leurs annexes
- convention préexistantes avec les partenaires du programme
- éléments de diagnostic du territoire (si existant) autour des 5 axes d’analyse
- dossier technique à compléter relatif à l’état d’avancement des projets (diagnostic, outils opérationnels et maîtrise foncière)
- délimitation du périmètre d’étude et périmètre opérationnel pour le projet accompagné de justifications
- description, maîtres d’ouvrages, planning et bilan financier des actions matures
- calendrier prévisionnel de finalisation du diagnostic, de précision du projet et du plan d’actions
- estimation prévisionnelle des besoins et ressources de financement en phase d’initialisation (ingénierie, études, etc.).
=> travail collectif du comité de projet pour la rédaction de la convention-cadre, une attention particulière doit être portée sur les éléments suivants :
- la qualification du besoin d’intervention ;
- l’engagement conjoint de la ville centre et de l’intercommunalité ;
- la pertinence de l’insertion des actions matures dans le projet (fiches détaillées à produire) ;
- la cohérence du plan de financement de la phase d’initialisation (ingénierie, études, etc).
Une fois ce travail effectué, la convention doit être transmise au Comité Régional d’Engagement qui émet des observations. Ensuite, elle est présentée aux assemblées délibérantes de la commune pour obtenir la signature du maire et de l’intercommunalité. Une fois la signature effectuée, la phase d’initialisation commence.